Nutzerrollen und -Rechte

Nicht jeder darf alles bei museum-digital! Wer was darf, das wird prinzipiell über Rollen geregelt. Jeder Benutzer hat eine ihm zugewiesene Rolle. Zur Zeit gibt es sechs verschiedene Rollen bei museum-digital. Die größten Möglichkeiten hat der "Regionaladministrator", der alle Angaben zu allen Museen, Sammlungen, Objekten etc. einer Version von museum-digital ändern kann. Ein "Regionaladministrator" kann z.B. ein Museum bei museum-digital und ein Nutzerkonto für jemanden aus diesem Museum mit der Rolle "Museumsdirektor" anlegen. Der Inhaber der Rolle "Museumsdirektor" kann anschließend weitere Nutzerkonten für das Museum einrichten (einschließlich weiterer Konten mit der Rollenzuschreibung "Museumsdirektor"). Er kann beliebig viele Nutzerkonten einrichten und ihnen die jeweils entsprechenden Rollen zuweisen: "Museumsdirektor", "Mitarbeiter" oder "Eingebender" - die beiden letztgenannten unterscheiden sich prinzipiell vor allem darin, dass ein "Eingebender" zwar Objektinformationen erfassen und ändern darf, jedoch nicht berechtigt ist, diese Informationen öffentlich zu machen.

Eine besondere Rolle, die einem Nutzer ebenfalls vom "Museumsdirektor" zugewiesen werden kann, ist die Rolle des "Visiting Scientist". Nutzer mit dieser Rolle können alle Informationen zu Objekten des Museums (einschließlich der Inventarisierungsinformation, aber keine Wertangaben)  lesen, sind aber nicht in der Lage Änderungen oder Löschungen vorzunehmen. Diese Rolle sollte nur Wissenschaftlern zugestanden werden, zu denen ein großes Vertrauen besteht. Sobald der Wissenschaftler seine Arbeit beendet hat kann der "Museumsdirektor" das entsprechende Konto wieder löschen.

Schließlich gibt es eine Rolle mit der Bezeichnung "Specifically determined". Diese Rolle ist im Prinzip ohne alle Rechte, die Rechte müssen einzeln zugewiesen werden. Zum Einsatz kommt diese Rolle auch in der Maschine-Maschine-Kommunikation, z.B. die automatisierte Integration von Objektinformationen aus externen Systemen, etwa einem Temperatur- und Feuchtigkeitsmesser, welcher automatisch Daten an museum-digital übermittelt, oder einen Besucherzähler. Sie erlaubt den jeweiligen Fremdsystemen stets nur genau eingegrenzte Zugriffsmöglichkeiten auf die Datenbank von museum-digital.

Nutzerrollen bei museum-digital

Rechteverwaltung bei museum-digital

Die Rechte einzelner Nutzer sind nur bedingt mit den jeweiligen Nutzerrollen verknüpft. Bei Neuanlage eines Nutzerkontos wird eine Rolle zugewiesen und es werden die Rechte etwas zu sehen oder zu bearbeiten gemäß dieser Rolle vorgegeben. Das lässt sich jedoch im Nachhinein ändern und es lassen sich allerlei Kombinationen erstellen, etwa ein Nutzerkonto für einen Mitarbeiter, der nur eine oder zwei bestimmte Sammlungen bearbeiten während er eine weitere Sammlung ausschließlich sehen darf. Die Rechtesteuerung kann aber noch wesentlich feiner gestaltet werden indem einem Nutzer vom jeweiligen Museumsdirektor bestimmte Bereiche der Informationen zu Objekten für das Ansehen oder für die Bearbeitung entzogen oder gewährt werden. Ein solcher Nutzer kann dann z.B. keine Angaben zum Verbleib von Objekten ändern, kann die erfassten Provenienzinformationen nicht sehen, dafür aber Leihvorgänge bearbeiten - Vieles ist möglich.

Rechtevergabe ist prinzipell nur jemandem in der Rolle "Museumsdirektor" (oder Administrator) gestattet, die im folgenden beschriebenen Funktionen stehen deshalb nur für jemanden in der Rolle "Museumsdirektor" zur Verfügung. Um die Rechte für jemand Anderen, der für das gleiche Museum aktiv ist, zu setzen muss zunächst dessen Nutzerkonto aufgerufen werden. In der oberen Symbolleiste findet sich ein Museumssymbol, welches beim Überfahren ein Menü öffnet in dem sich der Punkt "Benutzer", gefolgt von einem Stift (für "Bearbeiten") findet. Klickt man auf den Stift bekommt man eine Liste der aktuell für das Museum eingetragenen Nutzerkonten. Ein Klick auf den Namen des Nutzers öffnet dessen Kontoeinstellungen. Im oberen Teil dieses Fenstern können Passworte neu gesetzt, die e-Mail-Anschrift korrigiert oder automatische Benachrichtigungen angeschaltet werden. Im unteren Teil des Fensters findet sich die Rechteverwaltung.

In diesem Beispiel möchte ein Museumsdirektor des "Zeitmuseums" die Rechte eines seiner Mitarbeiter (hier angezeigt) bestimmen. Die Rechtevergabe ist in zwei Blöcke gegliedert "Rechte: Museen" und "Rechte: Sammlungen". Vor dem Eintrag "Zeitmuseum" findet sich ein grüner Punkt. Dies ist der Hinweis, dass der Mitarbeiter, dessen Rechte hier eingestellt werden, alle Rechte an den Informationen zum "Zeitmuseum" und zu dessen Objekten hat. Durch Klick auf den Museumsnamen werden Rechte museumsweit bearbeitet, durch Klick auf den Namen einer Sammlung werden die Rechte zu dieser Sammlung (und den darin enthaltenen Objekten) bestimmt. Was die Bestimmung der Rechte genau bedeutet, dass erfährt man, wenn man auf "Zeitmuseum" klickt ...

Es erscheint eine Liste der "Informationsbereiche" für die eine Rechtevergabe möglich ist. Ein solcher "Informationsbereich" ist etwa die Sammlungsseite, d.h. die Seite auf welcher die Sammlungen des Museums präsentiert werden. Dort, wo in der Liste links "Sammlungsseite" steht findet sich rechts ein Schieberegler, der drei Zustände kennt:

• Linke Position bedeutet: Keine Befugnisse
• Mittlere Position bedeutet: Darf nur sehen
• Rechte Position bedeutet: Darf ändern

In diesem Beispiel steht der Schieberegler rechts, der Mitarbeiter darf deshalb auf den Seiten für Sammlungsbeschreibungen arbeiten.

Analog verhält es sich mit den anderen wählbaren Informationsbereichen, etwa "Objekt-Basisdaten". Dieser Informationsbereich umfaßt die Registerkarte "Basis" auf der Objektbearbeitungsseite, also die Verknüpfungen zwischen Objekten und Sammlungen, Objekten und Ereignissen, Objekten und Schlagworten, Objekten und Literatureinträgen, ... Wenn hier beispielsweise der Schieberegler in die mittlere Position gebracht wird, dann kann der Mitarbeiter dessen Rechte bestimmt werden, diese Basisdaten zwar noch sehen, darf sie aber nicht ändern. Bei dieser Einstellung ändert sich auch automatisch der grüne Punkt vor dem Museumsnamen in einen blauen Punkt, denn dieser Mitarbeiter hat nicht mehr uneingeschränkte Rechte an allen Objekten des Museums. Beispiel:

Genau genommen wurde also folgendes bestimmt: Dieser Mitarbeiter kann - und das gilt für alle Objekte des Museums - die Basisdaten der Objekte stets nur sehen aber nicht verändern. In analoger Weise hätte diese Beschränkung auch nur für die Objekte einer bestimmten Sammlung gesetzt werden können, wenn statt des Museumsnamen der Name der entsprechenden Sammlung gewählt worden und danach die Einschränkung getroffen worden wäre.

Damit die Einschränkung tatsächlich wirksam ist, muss sichergestellt sein, dass der Nutzer die entsprechenden Rechte weder vom Museum aus gesehen noch von einer Sammlung aus gesehen erhalten hat. Es gilt: Für die Bearbeitung greifen immer die weiterreichenden Rechte. Hat ein Benutzer museumsweit Sichtrechte (im Beispiel: Für die Objektbasisinformationen), aber sammlungsweit Bearbeitungsrechte, kann er die Objektbasisinformationen bearbeiten (Bearbeitung ist weiterreichend als Sehen). Hat er museumsweit Sichtrechte, aber keinerlei sammlungsweite Rechte (im Beispiel: Für die Objektbasisinformationen), so darf er die Informationen weiterhin sehen.

Je feiner eine Rechteverwaltung ist, desto mehr gilt, dass man sich erst in sie hineindenken muss. Die Rechteverwaltung von museum-digital ist vor allem auf Flexibilität ausgelegt. Hätte der Regionaladministrator den Direktor des Zeitmuseums zum Direktor eines weiteren Museums erklärt, so hätte dieser die Möglichkeit gehabt einem Mitarbeiter des Zeitmuseums auch Rechte am zweiten Museum oder auch nur an einer einzelnen Sammlung desselben zuzugestehen. Das war in diesem Beispiel nicht der Fall, deshalb erscheint in der Rubrik "Rechte: Museen" ausschließlich das Zeitmuseum und kein "Plus im Kreis"-Symbol am rechten Rand (wie es hinter "Rechte: Sammlungen" zu sehen ist). Man kann immer nur Rechte vergeben, über die man selbst verfügt.